Vom Vertrag zur einzelnen Kostenposition
Für die Prüfung einer Gewerbebetriebskostenabrechnung sollten zunächst Umlagevereinbarung, Kostenkatalog und gegebenenfalls Nachträge zusammengestellt werden. Erst danach lässt sich beurteilen, ob die berechnete Position vom Vertrag erfasst ist. Die Bezeichnung „Nebenkosten“ allein beantwortet nicht jede Auslegungsfrage.
Unterscheiden Sie außerdem vereinbarte Vorauszahlungen und eine Pauschale. Die Abrechnung und eine mögliche Anpassung richten sich nicht automatisch nach denselben Regeln. Auch die Übertragung wohnraummietrechtlicher Ausschlussfristen auf Geschäftsräume ist ohne Prüfung nicht verlässlich.
Abrechnung in fünf Schritten kontrollieren
- Zeitraum: Passt der Abrechnungszeitraum zur Vertragsregelung und zum Beginn oder Ende Ihrer Nutzung?
- Kostenart: Ist die jeweilige Position vereinbart und sachlich zutreffend eingeordnet?
- Verteilung: Lassen sich Gesamtbetrag, Bezugsgröße, Verteilerschlüssel und eigener Anteil nachvollziehen?
- Zahlungen: Sind die geleisteten Vorauszahlungen vollständig und im richtigen Zeitraum berücksichtigt?
- Belege: Stimmen die angesetzten Kosten mit den zugrunde liegenden Rechnungen und Leistungszeiträumen überein?
Reparaturen sind nicht automatisch laufende Betriebskosten
Wartung, Instandhaltung, Reparatur und Erneuerung sollten getrennt betrachtet werden. Je nach Vertragsgestaltung können unterschiedliche Anforderungen gelten. Das gilt besonders für Aufzüge, technische Anlagen, Gemeinschaftsflächen und Leistungen eines Centermanagements.
Zu den Grenzen der formularmäßigen Überwälzung unbeschränkter Erhaltungskosten für Gemeinschaftsflächen siehe BGH, Urteil vom 06.04.2005 – XII ZR 158/01. Die Entscheidung ersetzt nicht die Prüfung anderer Kostenarten, verdeutlicht aber die Bedeutung einer bestimmten und angemessenen Risikoverteilung. Mehr dazu auf der Seite Dach und Fach.
Einwendungen konkret formulieren
Hilfreich ist eine geordnete Aufstellung: Kostenposition, angesetzter Betrag, Vertragsbezug, fehlender Beleg und konkreter Einwand. Ein pauschaler Widerspruch lässt oft offen, worüber gestritten wird. Umgekehrt sollte eine Vermieterseite eine Nachforderung nicht lediglich mit dem Gesamtsaldo begründen, wenn einzelne Grundlagen substantiiert beanstandet werden.
Ob eine Zahlung zunächst zu leisten ist, unter Vorbehalt erfolgen sollte oder Einreden und Zurückbehaltungsrechte bestehen, hängt vom Einzelfall ab. Eine eigenmächtige Kürzung laufender Vorauszahlungen sollte nicht ohne Prüfung mit einem Streit über die Jahresabrechnung gleichgesetzt werden.
Unterlagen für die anwaltliche Prüfung
Bitte halten Sie den Mietvertrag mit sämtlichen Kostenanlagen, die betreffende Abrechnung, vorausgegangene Abrechnungen, Zahlungsnachweise und den bisherigen Schriftwechsel bereit. Vermerken Sie den Zugang der Abrechnung und bereits gesetzte Fristen. Werden Flächen oder Verbrauchswerte bestritten, sind Pläne und Messunterlagen hilfreich.
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